ضرورت و اهميت ثبت تجربه هاي سازماني
رشد چشمگير و برق آساي دانش بشري كه در سالهاي اخير نيز شتاب بيشتري به خود گرفته، انسان ها را به فکر فرو برده است. چندي پيش سازمان ملل متحد اعلام نمود که از سال 2025 ميلادي، حجم دانش بشري در هر 75 روز، دو برابر خواهد شد. لطفاً لحظاتي روي اين پيش بيني و گفته سازمان ملل متحد فکر و تأمل نماييد.
دو برابر شدن حجم دانش بشري در هر 75 روز، مستلزم از دور خارج شدن و از رده خارج شدن بسياري از آموخته ها و ذهنيت هاي قبل از 75 روز پيش است. پس بايد اين واقعيت را بپذيريم که در زمانه اي قرار داريم و به سوي آن پيش مي رويم که انسان ها به سرعت بي سواد خواهند شد چرا که اگر نتوانيم سرعت يادگيري و رشد و توسعه خود را با تغييرات دم افزا و برق آساي محيطي جهان منطبق نمائيم در شرايط رقابتي و محيط دانش محور عصر امروز به زودي ديگر حرفي براي گفتن و ارائه نداشته و به سرنوشت دايناسورها دچار مي شويم. اين را هم بدانيم که در چنين شرايطي حتي نخبهترين، باسوادترين و با تجربه ترين افراد هم به تنهائي قادر به توليد يا کسب دانش مورد نياز خود با سرعت و شرايط مطلوب جهت تطبيق دادن خود با شرايط کنوني عصر دانش محور امروز نيستند و تنها چاره کار براي به روز ماندن افراد، تيم ها و سازمان ها و بقاي ايشان تلاش براي يادگيري تيمي و سازماني و بهره مندي از سامانه هاي مديريت دانش، پيوستن به اين سامانه ها و توليد و انتشار دانش و استفاده از دانش و تجربيات ديگر همکاران است.
چرا بايد دانش ها و تجربه ها را مستند نمائيم؟
آيا مي دانيد چه کسي قبلاً با مشکل شما برخورد کرده و چگونه اين مشکل را حل نموده است؟
مطالعات نشان داده 70 درصد مشکلات يک سازمان تکرار پذير مي باشند اما متاسفانه ثبت نگرديده است. در صورتيکه بانک اطلاعاتي (نرم افزار مديريت دانش) از مسائل بوجود آمده درسازمان و راه حل هاي آن ها وجود داشته باشد ديگر براي حل مشکلات تکراري نيازي به صرف انرژي و وقت دوباره (اختراع مجدد چرخ) و يافتن راه حل قبل از اقدام به هر عمل از تجارب مشابه بياموزند.
اما به راستي چه تعداد از مديران و کارکنان فعال در سازمان ما افکار، ديدگاه ها، تجارب و آموخته ها و اندوخته هاي تجربي و علمي خود را مکتوب و مستند نموده اند؟ چه بخشي از دانش نهفته در تغييرات مديريتي و فرآيند آن به قلم مديران و کارشناسان به رشته تحرير در آمده است؟ چه بخشي از اين تجارب به نسل هاي بعد انتقال خواهد يافت؟
هر سازماني بايد شکست ها و موفقيت هاي گذشته خود را ثبت و مرور کند و به طور سيستماتيک درس هايي از آن بگيريد به گونه اي که همه کارکنان آن را درك کرده و به آن دسترسي داشته باشند.
چه مواردي را مي توان به عنوان دانش و تجربه نوشت و مستند نمود؟
موارد زير در صورت مستندسازي و نگارش صحيح، دانش و تجربه محسوب مي شوند.
1- تجربيات عملي شما از پياده سازي يک روش يا شيوه جديد و نتايج حاصل از يک تغيير يا نوآوري در فرآيندهاي کاري.
2- بيان موفقيت هاي سازماني به شرط آنکه در خصوص تصميم ها، نگرش ها و جزئيات دستيابي به اين موفقيت و بررسي گزينه هاي مختلف توضيحاتي داده شود.
3- بيان شکست ها و درسي که از آن آموخته ايم.
4- مستند سازي موارد تجربي و کاربردي که در کتابها، مقالات و اينترنت يافت نمي شوند.
5- مستندسازي تغييرات، تصميمات مهم مديران و دانشي که اين تصميم ها را احاطه کرده است.
6- مستندسازي حوادث، شامل جزئيات و علل ريشه اي بروز حادثه و توصيه هائي براي جلوگيري از بروز مجدد آن و درس هاي آموخته از هر حادثه.
7- مصاحبه با مديران و مسئولين و مستندسازي تجربيات ايشان.
8- مستندسازي تجربيات گروهي براي حل يک مسئله يا مشکل سازماني يا فرآيندي به صورت انجمن هاي خبرگي
9- مستند سازي روايتهاي سازماني، روايت گوئي ها منظور روايت ها و حکايت هاي سازماني است که در خصوص وقايع و تجربيات گذشته معمولاً در ساعات صرف صبحانه، ناهار و هنگام نوشيدن چاي و به دلايل مختلف توسط کارکنان در خصوص مسائل، مشکلات، مصيبت ها و راه حل ها و موفقيت بيان مي شوند.
10- مورد نويسي نوشتن خاص به ويژه در کارهاي بازرسي فني و تعميرات ثبت و نگارش تلاش ها و تصميمات و مراحل بر طرف نمودن موفقيت آميز آن عيب يا خرابي، توصيه هائي براي جلوگيري و بروز مجدد آن عيب و درس هاي آموخته از آن يک نمونه مورد نويسي به حساب مي آيد.
11- شرکت در يک سخنراني مهم کاربردي يا دعوت از مديران با تجربه، بازنشسته و قديمي براي سخنراني و مستند سازي مهمترين بخش ها و پيام سخنراني.
12- مستند سازي و ارائه مهمترين مطالب آموخته شده در يک ماموريت آموزشي برون مرزي يا يک دوره آموزش تخصصي کاربردي در خارج از سازمان.
13- انجام تحقيق و پژوهش هاي کاربردي در حوزه هاي مربوط به سازمان و مستندسازي نتايج و دانش حاصل از پژوهش کاربردي.
14- مستندسازي درس هاي آموخته از پروژه ها.
15- مصاحبه با عوامل موثر و در گير در يک واقعه مهم سازماني( نظير يک پروژه، تعميرات اساسي يا بازسازي) و تلاش در جهت ثبت مشاهدات، تجربيات، نظرات و پيشنهادات ايشان در اين خصوص.
16- شناسائي و ارزيابي ريسک واحدها و تجهيزات فرآيندي و ارائه نکات و مطالبي در خصوص ريسک هاي اصلي و بزرگ واحد يا يک تجهيز و بيان تمهيدات لازم ( بهتر است اين نوع مستندسازي به صورت گروهي و در قالب انجمن خبرگي صورت پذيرد).
17- انجام بازديد از سازمان هاي موفق در زمينه هاي مختلف و انجام الگو برداري از بهترين و مستند سازي
و ثبت مهمترين برداشت ها و آموخته ها ( Bench Marking ) تجربيات از الگو برداري ها.
18- مستند سازي تعاملات دانشي با سازمان ها و موسسات ديگر و کانال هاي ارتباطي و تعامل دانشي با اين موسسات و نيز مستند سازي فعاليت هاي مشترك و مهم.
19- تعامل با سازمان هاي مشابه و ثبت تجربيات ايشان در خصوص فرآيندها و تجهيزات مشترك و يا تحقيق و تفحص اينترنتي در مورد نحوه برخورد يک سازمان يا شرکت ديگربا مشکلات کنوني ما.
20- برگزاري جلسات هم انديشي در مورد يک مشکل سازماني و مستندسازي مهمترين يافته ها و به ويژه پس از عملي و اجرائي شدن يک يا دو مورد.
نگران شروع مستند سازي نباشيد
مستند سازي را از هر کجا که مي توانيد شروع کنيد. بهتر است پيش از دست بردن به قلم، چارچوب کلي و محدوده زماني و مکاني تجربه مورد نظر را در ذهن مرور کنيد. از همان جائي که اولين بار به ذهنتان مي رسد شروع کنيد. در نهايت فراموش نکنيد که تجربه را با هر لحن و بياني که بنويسيم بارها نيازمند بازنگري و بازخواني است بهتر است قبل از نهائي شدن و ثبت تجربه و دانش خود در نرم افزار متن دانش شما توسط چند نفر کارشناس خبره نيز مطالعه شده و نظرات اصلاحي ايشان اخذ و اعمال گردد.
تا آنجا که مي توانيد از تصاوير استفاده نمائيد
تا آنجا که ممکن است وقتي در مورد يک حادثه، يک تجهيز و يا يک خرابي مي نويسيد عکس هاي مربوطه را نيز استفاده نمائيد اين مسئله باعث درك و استقبال بهتر از دانش شما خواهد شد.
افکار، مفروضات، تحليل هاي ذهني خويش از مسائل، تصميمات و اقدامات انجام شده را به دقت بيان نموده و از کلي گوئي بپرهيزيد: بازگوئي و مستندسازي تجربيات، تنها بيان تصميمات و اقدامات انجام شده نيست، بلکه ذکر دقيق همه فرآيندهاي ذهني و رفتاري پيش از تصميم گيري نيز هست. چرا؟ به اين سبب که فهم تجارب ديگران، ارزيابي و تحليل آن در ظرف زمان و مکان خود و تلاش براي درس آموزي و الگوبرداري از ابعاد و زواياي منطبق بر مسائل امروز ما، جز از طريق نگاهي جامع به فرآيند متشکل از دوره قبل از تصميم گيري، دوره حين تصميم گيري و دوره بعد از تصميم گيري ميسر نخواهد بود. تنها در اين صورت است که سلسله روابط علت و معلولي نهفته در فرآيند شکل گيري تجربه ازمراحل پيش از تصميم تا مراحل پس از تصميم يکجا در برابر ديگران قرار مي گيرد و ارزيابي و بهره برداري از آن را ميسر مي سازد.
جزئيات تصميمات و اقدامات خود را شرح دهيد
اگر نتوانيم جزئيات و ظرايف نهفته در تصميمات و اقدامات را شرح دهيم. نه تنها نتوانسته ايم امکان الگوبرداري و درس آموزي از اين تجارب را براي خواننده فراهم کنيم،
بلکه تجارب ما به شکل کسل کننده در خواهد آمد
بازگويي و تبيين اثر محيط به ويژه نقش ديگران را فراموش نکنيد
در صورتيکه فردي نقش مثبت و موثري در دستيابي به يک موفقيت يا در خلق يک دانش داشته است حتماً سعي کنيد نام او را در مستندسازي دانش خود بياوريد تا نامش جاودان شود و بالعکس در صورت بيان يک شکست يا عدم موفقيت يا حادثه به هيچ عنوان نامي از افراد مقصر يا آنانکه باعث بروز حادثه يا خرابي شده اند نبريد فقط در س آموخته ها و آموزه ها مهم است که بايد به آنها اشاره شود.
هرگز پيچيده ننويسيد
يکي از انحرافاتي که معمولاً گريبان گير نويسندگان دانش مي شود، پيچيده نويسي است. هر چه متن و نوشته ما ساده تر و به دور از هر گونه پيچيده نويسي باشد علاقه مندي در خوانندگان دانش را افزايش داده و موجبات استفاده از دانش هاي نوشته شده (که هدف اصلي مديريت دانش است) را فراهم مي آورد. پيچيده نويسي موجب عدم انتقال مفهوم دانش مي شود. براي ثبت خطاها و اشتباهات خود يا سازمان تان مي توانيد از بيان سوم شخص، روايت گوئي و نام اشخاص و سازمان هاي فرضي استفاده نمائيد.
يادگيري سازماني
جهت دستیابی به یک سازمان پیشرو و یادگیرنده کلیه مسئولین، کارکنان و دانشکاران می باید قلباً و به طور جدي به اصل یادگیري سازمانی معتقد و پایبند و متعهد باشند. در یادگیري سازمانی دانش فردي به دانش سازمانی تبدیل می شود. افراد و کارکنان یادگیري فردي و انفرادي ندارند و حتی اگر یادگیري هاي فردي صورت گیرد از طریق تعاملات، آموزش ها، ثبت آموخته ها در سامانه مدیریت دانش و صدها راه دیگر آموخته هاي فردي مستند و ثبت شده و به اشتراك گذارده می شود و کارکنان در آموخته ها و تجارب دیگران شریک می شوند.
دو برابر شدن حجم دانش بشري در هر 75 روز، مستلزم از دور خارج شدن و از رده خارج شدن بسياري از آموخته ها و ذهنيت هاي قبل از 75 روز پيش است. پس بايد اين واقعيت را بپذيريم که در زمانه اي قرار داريم و به سوي آن پيش مي رويم که انسان ها به سرعت بي سواد خواهند شد چرا که اگر نتوانيم سرعت يادگيري و رشد و توسعه خود را با تغييرات دم افزا و برق آساي محيطي جهان منطبق نمائيم در شرايط رقابتي و محيط دانش محور عصر امروز به زودي ديگر حرفي براي گفتن و ارائه نداشته و به سرنوشت دايناسورها دچار مي شويم. اين را هم بدانيم که در چنين شرايطي حتي نخبهترين، باسوادترين و با تجربه ترين افراد هم به تنهائي قادر به توليد يا کسب دانش مورد نياز خود با سرعت و شرايط مطلوب جهت تطبيق دادن خود با شرايط کنوني عصر دانش محور امروز نيستند و تنها چاره کار براي به روز ماندن افراد، تيم ها و سازمان ها و بقاي ايشان تلاش براي يادگيري تيمي و سازماني و بهره مندي از سامانه هاي مديريت دانش، پيوستن به اين سامانه ها و توليد و انتشار دانش و استفاده از دانش و تجربيات ديگر همکاران است.
چرا بايد دانش ها و تجربه ها را مستند نمائيم؟
آيا مي دانيد چه کسي قبلاً با مشکل شما برخورد کرده و چگونه اين مشکل را حل نموده است؟
مطالعات نشان داده 70 درصد مشکلات يک سازمان تکرار پذير مي باشند اما متاسفانه ثبت نگرديده است. در صورتيکه بانک اطلاعاتي (نرم افزار مديريت دانش) از مسائل بوجود آمده درسازمان و راه حل هاي آن ها وجود داشته باشد ديگر براي حل مشکلات تکراري نيازي به صرف انرژي و وقت دوباره (اختراع مجدد چرخ) و يافتن راه حل قبل از اقدام به هر عمل از تجارب مشابه بياموزند.
اما به راستي چه تعداد از مديران و کارکنان فعال در سازمان ما افکار، ديدگاه ها، تجارب و آموخته ها و اندوخته هاي تجربي و علمي خود را مکتوب و مستند نموده اند؟ چه بخشي از دانش نهفته در تغييرات مديريتي و فرآيند آن به قلم مديران و کارشناسان به رشته تحرير در آمده است؟ چه بخشي از اين تجارب به نسل هاي بعد انتقال خواهد يافت؟
هر سازماني بايد شکست ها و موفقيت هاي گذشته خود را ثبت و مرور کند و به طور سيستماتيک درس هايي از آن بگيريد به گونه اي که همه کارکنان آن را درك کرده و به آن دسترسي داشته باشند.
چه مواردي را مي توان به عنوان دانش و تجربه نوشت و مستند نمود؟
موارد زير در صورت مستندسازي و نگارش صحيح، دانش و تجربه محسوب مي شوند.
1- تجربيات عملي شما از پياده سازي يک روش يا شيوه جديد و نتايج حاصل از يک تغيير يا نوآوري در فرآيندهاي کاري.
2- بيان موفقيت هاي سازماني به شرط آنکه در خصوص تصميم ها، نگرش ها و جزئيات دستيابي به اين موفقيت و بررسي گزينه هاي مختلف توضيحاتي داده شود.
3- بيان شکست ها و درسي که از آن آموخته ايم.
4- مستند سازي موارد تجربي و کاربردي که در کتابها، مقالات و اينترنت يافت نمي شوند.
5- مستندسازي تغييرات، تصميمات مهم مديران و دانشي که اين تصميم ها را احاطه کرده است.
6- مستندسازي حوادث، شامل جزئيات و علل ريشه اي بروز حادثه و توصيه هائي براي جلوگيري از بروز مجدد آن و درس هاي آموخته از هر حادثه.
7- مصاحبه با مديران و مسئولين و مستندسازي تجربيات ايشان.
8- مستندسازي تجربيات گروهي براي حل يک مسئله يا مشکل سازماني يا فرآيندي به صورت انجمن هاي خبرگي
9- مستند سازي روايتهاي سازماني، روايت گوئي ها منظور روايت ها و حکايت هاي سازماني است که در خصوص وقايع و تجربيات گذشته معمولاً در ساعات صرف صبحانه، ناهار و هنگام نوشيدن چاي و به دلايل مختلف توسط کارکنان در خصوص مسائل، مشکلات، مصيبت ها و راه حل ها و موفقيت بيان مي شوند.
10- مورد نويسي نوشتن خاص به ويژه در کارهاي بازرسي فني و تعميرات ثبت و نگارش تلاش ها و تصميمات و مراحل بر طرف نمودن موفقيت آميز آن عيب يا خرابي، توصيه هائي براي جلوگيري و بروز مجدد آن عيب و درس هاي آموخته از آن يک نمونه مورد نويسي به حساب مي آيد.
11- شرکت در يک سخنراني مهم کاربردي يا دعوت از مديران با تجربه، بازنشسته و قديمي براي سخنراني و مستند سازي مهمترين بخش ها و پيام سخنراني.
12- مستند سازي و ارائه مهمترين مطالب آموخته شده در يک ماموريت آموزشي برون مرزي يا يک دوره آموزش تخصصي کاربردي در خارج از سازمان.
13- انجام تحقيق و پژوهش هاي کاربردي در حوزه هاي مربوط به سازمان و مستندسازي نتايج و دانش حاصل از پژوهش کاربردي.
14- مستندسازي درس هاي آموخته از پروژه ها.
15- مصاحبه با عوامل موثر و در گير در يک واقعه مهم سازماني( نظير يک پروژه، تعميرات اساسي يا بازسازي) و تلاش در جهت ثبت مشاهدات، تجربيات، نظرات و پيشنهادات ايشان در اين خصوص.
16- شناسائي و ارزيابي ريسک واحدها و تجهيزات فرآيندي و ارائه نکات و مطالبي در خصوص ريسک هاي اصلي و بزرگ واحد يا يک تجهيز و بيان تمهيدات لازم ( بهتر است اين نوع مستندسازي به صورت گروهي و در قالب انجمن خبرگي صورت پذيرد).
17- انجام بازديد از سازمان هاي موفق در زمينه هاي مختلف و انجام الگو برداري از بهترين و مستند سازي
و ثبت مهمترين برداشت ها و آموخته ها ( Bench Marking ) تجربيات از الگو برداري ها.
18- مستند سازي تعاملات دانشي با سازمان ها و موسسات ديگر و کانال هاي ارتباطي و تعامل دانشي با اين موسسات و نيز مستند سازي فعاليت هاي مشترك و مهم.
19- تعامل با سازمان هاي مشابه و ثبت تجربيات ايشان در خصوص فرآيندها و تجهيزات مشترك و يا تحقيق و تفحص اينترنتي در مورد نحوه برخورد يک سازمان يا شرکت ديگربا مشکلات کنوني ما.
20- برگزاري جلسات هم انديشي در مورد يک مشکل سازماني و مستندسازي مهمترين يافته ها و به ويژه پس از عملي و اجرائي شدن يک يا دو مورد.
نگران شروع مستند سازي نباشيد
مستند سازي را از هر کجا که مي توانيد شروع کنيد. بهتر است پيش از دست بردن به قلم، چارچوب کلي و محدوده زماني و مکاني تجربه مورد نظر را در ذهن مرور کنيد. از همان جائي که اولين بار به ذهنتان مي رسد شروع کنيد. در نهايت فراموش نکنيد که تجربه را با هر لحن و بياني که بنويسيم بارها نيازمند بازنگري و بازخواني است بهتر است قبل از نهائي شدن و ثبت تجربه و دانش خود در نرم افزار متن دانش شما توسط چند نفر کارشناس خبره نيز مطالعه شده و نظرات اصلاحي ايشان اخذ و اعمال گردد.
تا آنجا که مي توانيد از تصاوير استفاده نمائيد
تا آنجا که ممکن است وقتي در مورد يک حادثه، يک تجهيز و يا يک خرابي مي نويسيد عکس هاي مربوطه را نيز استفاده نمائيد اين مسئله باعث درك و استقبال بهتر از دانش شما خواهد شد.
افکار، مفروضات، تحليل هاي ذهني خويش از مسائل، تصميمات و اقدامات انجام شده را به دقت بيان نموده و از کلي گوئي بپرهيزيد: بازگوئي و مستندسازي تجربيات، تنها بيان تصميمات و اقدامات انجام شده نيست، بلکه ذکر دقيق همه فرآيندهاي ذهني و رفتاري پيش از تصميم گيري نيز هست. چرا؟ به اين سبب که فهم تجارب ديگران، ارزيابي و تحليل آن در ظرف زمان و مکان خود و تلاش براي درس آموزي و الگوبرداري از ابعاد و زواياي منطبق بر مسائل امروز ما، جز از طريق نگاهي جامع به فرآيند متشکل از دوره قبل از تصميم گيري، دوره حين تصميم گيري و دوره بعد از تصميم گيري ميسر نخواهد بود. تنها در اين صورت است که سلسله روابط علت و معلولي نهفته در فرآيند شکل گيري تجربه ازمراحل پيش از تصميم تا مراحل پس از تصميم يکجا در برابر ديگران قرار مي گيرد و ارزيابي و بهره برداري از آن را ميسر مي سازد.
جزئيات تصميمات و اقدامات خود را شرح دهيد
اگر نتوانيم جزئيات و ظرايف نهفته در تصميمات و اقدامات را شرح دهيم. نه تنها نتوانسته ايم امکان الگوبرداري و درس آموزي از اين تجارب را براي خواننده فراهم کنيم،
بلکه تجارب ما به شکل کسل کننده در خواهد آمد
بازگويي و تبيين اثر محيط به ويژه نقش ديگران را فراموش نکنيد
در صورتيکه فردي نقش مثبت و موثري در دستيابي به يک موفقيت يا در خلق يک دانش داشته است حتماً سعي کنيد نام او را در مستندسازي دانش خود بياوريد تا نامش جاودان شود و بالعکس در صورت بيان يک شکست يا عدم موفقيت يا حادثه به هيچ عنوان نامي از افراد مقصر يا آنانکه باعث بروز حادثه يا خرابي شده اند نبريد فقط در س آموخته ها و آموزه ها مهم است که بايد به آنها اشاره شود.
هرگز پيچيده ننويسيد
يکي از انحرافاتي که معمولاً گريبان گير نويسندگان دانش مي شود، پيچيده نويسي است. هر چه متن و نوشته ما ساده تر و به دور از هر گونه پيچيده نويسي باشد علاقه مندي در خوانندگان دانش را افزايش داده و موجبات استفاده از دانش هاي نوشته شده (که هدف اصلي مديريت دانش است) را فراهم مي آورد. پيچيده نويسي موجب عدم انتقال مفهوم دانش مي شود. براي ثبت خطاها و اشتباهات خود يا سازمان تان مي توانيد از بيان سوم شخص، روايت گوئي و نام اشخاص و سازمان هاي فرضي استفاده نمائيد.
يادگيري سازماني
جهت دستیابی به یک سازمان پیشرو و یادگیرنده کلیه مسئولین، کارکنان و دانشکاران می باید قلباً و به طور جدي به اصل یادگیري سازمانی معتقد و پایبند و متعهد باشند. در یادگیري سازمانی دانش فردي به دانش سازمانی تبدیل می شود. افراد و کارکنان یادگیري فردي و انفرادي ندارند و حتی اگر یادگیري هاي فردي صورت گیرد از طریق تعاملات، آموزش ها، ثبت آموخته ها در سامانه مدیریت دانش و صدها راه دیگر آموخته هاي فردي مستند و ثبت شده و به اشتراك گذارده می شود و کارکنان در آموخته ها و تجارب دیگران شریک می شوند.
تهیه کننده:
عادل صالح غفاری / مدیر منابع انسانی
عادل صالح غفاری / مدیر منابع انسانی
آدرس: شهرک قدس (غرب)، بلوار فرحزادی، تقاطع شهید دادمان
صندوق پستی: 6564-14151
کدپستی: 1467773661
تلفن: 82721